Integritetspolicy

Här förklarar vi hur Hemkodat AB behandlar personuppgifter om deltagare, vårdnadshavare, arbetssökande, medarbetare, samarbetspartner och andra som kommer i kontakt med oss.

Hemkodat är personuppgiftsansvarigt när vi bestämmer varför och hur uppgifterna ska användas. I vissa aktiviteter är exempelvis en skola, kommun eller annan arrangör ansvarig och Hemkodat behandlar uppgifterna enligt deras instruktioner. Vem som ansvarar framgår då av informationen för den aktuella aktiviteten.

För att genomföra och administrera verksamheten

Vi behandlar kontakt- och identitetsuppgifter, uppgifter om deltagande, ansöknings- och arbetsrelaterade uppgifter samt tekniska uppgifter från vår webbplats och våra formulär. Uppgifterna lämnas vanligtvis av personen själv, en vårdnadshavare eller den organisation som personen företräder. De kan också komma från en skola, kommun, arrangör eller offentligt tillgänglig yrkesmässig källa.

Uppgifterna används för att genomföra aktiviteter, kommunicera om deltagandet och göra de anpassningar som behövs för ett tryggt deltagande. Vi använder också personuppgifter för att besvara frågor, planera samarbeten, lämna offerter och hantera avtal.

Vid rekrytering och arbete använder vi uppgifter för att hantera ansökningar, bedöma sökande, planera arbetet och administrera avtal, arbetstid, lön och ersättningar. Tekniska uppgifter används för att få webbplatsen och våra formulär att fungera, hantera inskickade ärenden och förebygga missbruk.

Behandlingen grundas på avtal, rättsliga skyldigheter, samtycke eller Hemkodats berättigade intresse av att genomföra verksamheten, hålla kontakt, rekrytera och skydda våra digitala tjänster. När behandlingen gäller barn tar vi särskild hänsyn till barnets rättigheter och integritet.

Det är normalt frivilligt att lämna personuppgifter. Vissa uppgifter kan dock behövas för att delta i en aktivitet, behandla en ansökan, ingå ett avtal eller betala ut lön och ersättning.

För att utveckla och berätta om verksamheten

Vi kan använda uppgifter från aktiviteter, frivilliga utvärderingar och återkoppling för att följa upp och utveckla verksamheten. Resultaten sammanställs eller anonymiseras när det är möjligt.

Bilder, film och ljud kan användas för att dokumentera verksamheten och berätta om Hemkodat på exempelvis webbplatser, i sociala medier, presentationer, rapporter, ansökningar och tryckt material. När identifierbara barn står i fokus använder vi normalt vårdnadshavarens samtycke och tar hänsyn till barnets egen inställning. Ett barn som inte vill fotograferas eller filmas ska inte medvetet tas med i fokus.

Ett samtycke kan återkallas när som helst. Det påverkar inte användning som redan har skett, men vi upphör med fortsatt användning och tar bort materialet från de kanaler vi själva kontrollerar. Material som redan har tryckts, distribuerats eller delats av andra kan inte alltid tas bort fullständigt.

Vi kan använda kontaktuppgifter för relevanta nyheter och inbjudningar. Mottagaren kan alltid tacka nej till sådana utskick. På våra jobbannonser frågar vi om vi får mäta hur annonserna fungerar. Säger du ja används cookies och liknande tekniker för det, och uppgifterna delas med Meta. Säger du nej sker ingen sådan mätning. Du kan ändra dig när som helst längst ner på sidan.

Delning av personuppgifter

Personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem i sitt arbete. När det behövs kan uppgifter delas med arrangörer och projektpartner, leverantörer av exempelvis IT, lön, ekonomi och betalningar samt banker, rådgivare och myndigheter. Uppföljning till samarbetspartner och finansiärer sker i första hand med sammanställda eller anonymiserade uppgifter.

Leverantörer som behandlar uppgifter för Hemkodats räkning får bara använda dem enligt våra instruktioner och avtal. Vi säljer inte personuppgifter.

Vissa digitala tjänster kan behandla uppgifter utanför EU och EES. Då ser vi till att överföringen omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå eller andra skyddsåtgärder som godkänns enligt GDPR. Kontakta oss om du vill veta mer om en sådan överföring.

Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för aktiviteten, kontakten, rekryteringen eller arbetsrelationen. Därefter sparas de bara om det krävs enligt lag eller behövs för att hantera avtal och rättsliga anspråk.

Uppgifter som bara behövs för ett tryggt deltagande eller individuella anpassningar tas bort när behovet har upphört. Ansökningar sparas inte för framtida roller utan att den sökande tillfrågas. Bilder, film och ljud sparas så länge materialet behövs för sitt syfte och vi har rättsligt stöd för användningen. Uppgifter som inte längre behövs raderas eller anonymiseras.

Så skyddar vi uppgifterna

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förändring och förlust. Tillgången begränsas efter arbetsuppgift och uppgifternas känslighet.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter, få tillgång till dem och få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade. I vissa fall kan du också begära att uppgifter raderas, att behandlingen begränsas eller att uppgifterna lämnas ut i ett maskinläsbart format.

Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid mot direktmarknadsföring. Om behandlingen grundas på samtycke kan du återkalla det när som helst. Vissa rättigheter kan vara begränsade när vi exempelvis måste behålla uppgifter enligt lag.

Rättigheterna till ett barns personuppgifter tillhör barnet. En vårdnadshavare kan normalt hjälpa barnet att använda dem, med hänsyn till barnets ålder, mognad och egen inställning.

Kontakta Hemkodat AB på hej@hemkodat.se eller Bytaregatan 4D, 222 22 Lund om du har frågor eller vill använda någon av dina rättigheter. Vi kan behöva kontrollera att begäran kommer från rätt person. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Policyn kan uppdateras när verksamheten, våra system eller de rättsliga kraven förändras.